À propos
Confidentialité
Comment le régime recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels
Quelles informations conservons-nous ?
Nous collectons et conservons des renseignements personnels non publics. Ces renseignements proviennent de diverses sources, telles que les demandes ou autres formulaires que vous remplissez (par exemple, votre nom, votre numéro d'assurance sociale et votre adresse), de vos employeurs ou de la correspondance que vous avez échangée avec vous et les prestataires de services que vous avez engagés pour vous fournir des prestations médicales ou autres. Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation et au service des régimes de retraite et de soins de santé que nous administrons en votre nom.
Afin de vous offrir certains avantages, nous pourrions être tenus par la loi (comme la Loi sur les normes de prestation de pension) de recueillir et de conserver votre numéro d’assurance sociale.
Nous ne vendons pas vos informations personnelles.
Pourquoi avons-nous besoin de ces informations ?
Nous devons collecter des informations personnelles pour :
- déterminer votre admissibilité aux prestations,
- administrer et statuer sur vos prestations,
- déterminer le coût et gérer financièrement ces programmes,
- répondre aux exigences réglementaires ou contractuelles relatives aux avantages et services connexes qui vous sont fournis.
- Nous veillerons à ce que vous compreniez pourquoi nous avons besoin de ces informations en utilisant un langage clair et compréhensible lors de la description de l’objectif.
Nous obtiendrons votre permission
Nous collectons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels avec votre permission. Votre permission peut être expresse, écrite ou implicite, et vous pouvez nous la donner verbalement, par voie électronique ou par l'intermédiaire de votre représentant autorisé.
Avec un préavis raisonnable et sous réserve des restrictions légales et contractuelles, vous pouvez retirer votre autorisation de collecter, d’utiliser et de divulguer vos informations personnelles à tout moment.
Nous obtiendrons votre consentement avant de recueillir ou de divulguer des informations médicales vous concernant. Avant de communiquer ces informations à des tiers, autres qu'un mandataire ou un prestataire de services autorisé qui en a besoin, nous vous indiquerons, au moment de l'obtention de votre consentement ou avant de les communiquer, l'identité de ces personnes ou organisations, le type d'informations que nous souhaitons leur communiquer et les raisons pour lesquelles nous souhaitons les partager.
Bien entendu, vous pouvez choisir de ne pas nous communiquer tout ou partie de vos informations personnelles. Cependant, ce choix pourrait entraver notre capacité à traiter vos demandes de prestations auxquelles vous pourriez avoir droit.
Combien de temps conservons-nous les informations ?
Nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire ou conformément à la loi. Lors de la destruction de vos données personnelles, nous mettrons en œuvre des mesures de protection appropriées pour empêcher tout accès non autorisé à ces informations.
Le plan protégera vos informations personnelles
Nous sommes responsables de vos informations
Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels en notre possession, y compris les renseignements transférés à un fournisseur de services ou à un agent tiers afin que nous puissions vous fournir des avantages et des services connexes.
Comment nous protégeons les informations
Seuls les employés de l'administrateur du régime, les fiduciaires du régime, les promoteurs du régime, les mandataires et les prestataires de services autorisés qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions peuvent accéder à vos renseignements personnels. Lorsque nous communiquons des renseignements à des tiers, comme des actuaires, nous nous efforçons, dans la mesure du possible, d'éliminer toute référence permettant l'identification des personnes. Nous exigeons de tous nos employés, mandataires et prestataires de services autorisés qu'ils se conforment à la présente politique de confidentialité.
Nous avons développé et continuons d'améliorer des procédures de sécurité afin de protéger les informations personnelles contre la perte, le vol, la divulgation, la copie et l'utilisation ou la modification non autorisées. Nous maintiendrons des mesures de sécurité et des garanties appropriées adaptées aux types de documents, y compris les dossiers électroniques ou papier, ainsi que des mesures organisationnelles telles que les habilitations de sécurité et la limitation de l'accès au « besoin d'en connaître », et des mesures technologiques telles que l'utilisation de mots de passe et le chiffrement. Bien que nous nous efforcions de protéger toutes les informations, les informations les plus sensibles, comme les informations médicales, bénéficient du niveau de protection le plus élevé.
Pour les demandes de renseignements téléphoniques adressées au personnel de l'administration des prestations du régime, les renseignements fournis varient selon le lien de parenté entre la personne effectuant la demande et le participant au régime (p. ex., prestataire de services autorisé, participant au régime ou personne à charge). Une fois l'identité de l'appelant vérifiée, seuls les renseignements relatifs à la demande, au traitement ou à la prestation en question sont communiqués.
Votre droit d'accès à vos informations personnelles
Vos droits
Vous avez le droit de nous demander si nous détenons des informations personnelles vous concernant. Vous avez le droit de consulter ces informations, conformément à la loi. Si nous avons obtenu des informations médicales vous concernant auprès d'un tiers, nous ne les divulguerons qu'avec votre autorisation.
Vous avez également le droit de savoir :
- comment nous avons collecté vos informations personnelles,
- comment nous l'utilisons,
- et à qui cela a pu être divulgué.
Comment demander une mise à jour ou une correction
Si vous pensez que l’une des informations que nous avons collectées à votre sujet est incorrecte ou incomplète, vous avez le droit de nous demander de la modifier.
Vous pouvez faire une demande de modification des dossiers du Plan vous concernant en écrivant à notre responsable de la confidentialité, à l'adresse suivante :
À l'attention du responsable de la protection de la vie privée
Régimes d'avantages sociaux pour l'industrie des CND
45, promenade McIntosh
Markham (Ontario) L3R 8C7
Si vous démontrez que vos informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, nous apporterons les modifications nécessaires et, le cas échéant, nous contacterons les tiers avec lesquels ces informations ont été partagées.
Comment déposer une plainte
Si vous estimez que nous n'avons pas traité votre demande de manière satisfaisante, vous pouvez déposer une plainte relative à la confidentialité en contactant le responsable de la protection de la vie privée du régime. Nous vous expliquerons notre procédure de plainte et examinerons chaque plainte.
Si une plainte est justifiée, les administrateurs prendront toutes les mesures appropriées pour remédier à la situation, y compris la modification de nos politiques et pratiques si nécessaire. Nous vous informerons également des autres procédures de plainte à votre disposition.
Nous nous réservons le droit de modifier notre politique de confidentialité si nécessaire. Si des modifications sont apportées, la nouvelle politique sera publiée sur le site web du Régime. Vous pouvez également en obtenir une copie en contactant le responsable de la protection de la vie privée du Régime.
Politique du site Web
Ce site web ne collecte pas automatiquement d'informations personnelles spécifiques vous concernant, telles que votre nom, votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail. Nous n'obtiendrons ces informations que si vous nous les fournissez en nous envoyant un e-mail ou en vous inscrivant dans une section sécurisée du site.
Nous utilisons des logiciels pour surveiller le trafic réseau afin d'identifier les tentatives non autorisées de téléchargement ou de modification d'informations, ou de tout autre dommage. Ce logiciel reçoit et enregistre l'adresse IP (Internet Protocol) de l'ordinateur contacté, la date et l'heure de la visite, ainsi que les pages consultées. Nous ne tentons pas de relier ces adresses à l'identité des personnes visitant notre site web, sauf si une tentative d'endommagement du site a été détectée.
Nous utilisons occasionnellement des cookies pour suivre l'utilisation de ce site par nos visiteurs ou pour identifier les sites précédemment visités. Ces cookies ne nous permettent pas d'identifier les personnes. Ils sont compilés pour générer des statistiques sur le trafic et servent à évaluer l'efficacité du site. Si ce site utilise des cookies collectant des informations personnelles, un avis apparaîtra sur le site pour vous en informer et vous offrira la possibilité de les refuser. Ce refus n'affectera pas les performances du site et ne restreindra pas votre accès aux informations du site. (Un cookie est un fichier qui peut être placé sur votre disque dur à votre insu par un site web pour lui permettre de surveiller votre utilisation du site.)
Les informations des visiteurs ne sont divulguées à personne, sauf au personnel de l'administration des prestations du régime, qui en a besoin pour s'acquitter de ses fonctions. Toute divulgation ultérieure des informations personnelles que vous nous fournissez sera conforme à la politique de confidentialité du régime.
Prestataires de services externes
Afin d'assurer le bon fonctionnement de son site web, le Régime fait appel à des prestataires de services externes. Ces prestataires sont tenus par contrat avec le Régime de traiter les renseignements personnels qu'ils peuvent recevoir conformément aux dispositions de la Politique de confidentialité du Régime.
Pour plus d'informations
Pour plus d'informations, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité au 1-888-278-9003 ou questions@ndtbenefits.org.
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